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Das Sonderzug-Team startet in die heiße Phase

Das Sonderzug-Team startet in die heiße Phase

„300 ehrenamtliche Arbeitsstunden“ damit der Sonderzug der Fanabteilung nach Berlin rollen kann – stellvertretend für das Orga-Team gibt Sarah Hartwich im Interview einen Einblick hinter die Kulissen.

Wie viel Vorlauf braucht eine Sonderzugtour für 900 Fans? Wann beginnt eure Arbeit?

Bei einem Zug zu einem Pokalfinale sind es in der Regel circa vier Wochen, die uns zur Verfügung stehen. Bei Sonderzügen zu Ligaspielen haben wir etwas mehr Zeit, sofern frühzeitig terminiert wird.

Ihr seid mittlerweile ein eingespieltes Team und habt diverse Sonderzugtouren organisiert. Welche Aufgaben fallen dennoch immer wieder an?

Sarah Hartwich-minZuerst muss natürlich der Zug gebucht werden. Danach geht es dann weiter mit der Organisation von Sanitätern und Fan-Ordnern, die Preise müssen kalkuliert werden. Es finden Gespräche mit dem BVB bezüglich der Tickets für das Spiel statt, die Zugtickets müssen gestaltet und gedruckt werden. Sobald dann der offizielle BVB-Vorverkauf stattgefunden hat und alle Fanclubs über ihre Karten-Kontingente informiert wurden, können wir mit der Buchungsphase für einen Zug starten. Nach dem Ende der Buchungsphase setzen wir uns dann im Team zusammen, bearbeiten die Liste aller Buchungen und losen dann die Plätze zu. Bei einem Zug zum Finale geht die Liste anschließend an den BVB, damit keine Fans, die bereits Karten über die normale Verlosung bekommen haben, auch noch über uns welche bekommen. Sobald wir da alle Infos zusammen haben, können wir damit beginnen, die Zusagen zu verschicken. Das passiert alles per Hand und dauert daher eine ganze Zeit. Aus dem Grund versenden wir bei den Sonderzugfahrten auch keine Absagen. Das können wir einfach als Ehrenamtler nicht stemmen! Danach geht es dann weiter mit der Kontrolle der Zahlungseingänge, der Zuteilung der Mitfahrer/innen in die Abteile, dem händischen Beschriften der Zugtickets und dann der Ticketausgabe. Die Stadiontickets werden allerdings immer erst während der Fahrt ausgegeben. Dazwischen ergeben sich natürlich dann immer auch noch Kleinigkeiten, die gemacht werden müssen. Insgesamt ergibt sich Arbeit für circa 300 ehrenamtliche Arbeitsstunden.

Wie viele Helfer sind rund um die Organisation des Sonderzuges und am Spieltag, an dem der Zug mit 900 BVB-Fans von Dortmund nach Berlin fährt im Einsatz?

Das Orga-Team besteht aus acht bis zehn ehrenamtlichen Helfern. Wir haben da natürlich unsere Aufgabengebiete: Einer kümmert sich um die Gestaltung der Drucksachen, einer um die Absprachen mit dem BVB und dem Zug-Charterer, einer beantwortet Mails, dann kümmert sich jemand um die Zusagen, jemand um die Einteilung der Abteile. Also es macht nicht eine Person alles alleine. Am Tag der Fahrt kommen dann noch circa 20 Fan-Ordner im Zug dazu, die während der ganzen Fahrt darauf schauen, dass alles ruhig und friedlich bleibt und natürlich sind sie auch als Ansprechpartner/innen für die Fans mit dabei.

Eure weiteren Fragen und Feedback nimmt das Team über die Mailadresse sonderzug@bvb-fanabteilung gerne an.

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