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Hinter den Kulissen eines Sonderzuges

Viele Leute haben uns angesprochen und gefragt „Was steckt eigentlich alles für Arbeit hinter einem Sonderzug?“. Nachdem nun auch bei uns ein paar Tage nach dem tollen Saisonabschluss mit dem Sonderzug nach Freiburg ein wenig Ruhe eingekehrt ist, möchten wir euch hiermit einem kleinen Einblick geben, was alles hinter den Kulissen eines Sonderzuges passiert. Schon Monate vor der Abfahrt des Sonderzuges nach Freiburg mussten wir uns um einen passenden Zug kümmern. Von Vorteil bei diesem Spiel war natürlich, dass der Spieltag von vornherein fest terminiert war. Ein großer Nachteil beim Sonderzug nach Freiburg hingegen war, dass zeitgleich die Eishockey WM in Deutschland sowie diverse Pilgerfahrten nach Lourdes (F) anstanden. Somit konnte unser gewohnter Zuganbieter uns nicht die erforderlichen Wagen zur Verfügung stellen. Daher mussten wir uns auf die Suche nach einem anderen Anbieter machen. Hierbei stellte sich leider schnell heraus, dass auch andere Anbieter nur noch wenige Kapazitäten hatten. Wir haben bundesweit alle Sonderzuganbieter kontaktiert und zum Teil Angebote bekommen, die fernab vom finanziell Realisierbaren waren. Preislich wollten wir aber unsere Mitfahrer nicht bis an den Rand des Machbaren zwingen. So stand die Idee des Sonderzuges zum letzten Spieltag zwischenzeitlich absolut auf der Kippe. Zu diesem Zeitpunkt ist uns unser Hauptsponsor EVONIK zur Seite gesprungen und hat dafür gesorgt, dass wir unseren Fans den Zug zu bezahlbaren Preisen anbieten können. Die Wagenknappheit und die fehlende Auswahl führte dann letztlich dazu, dass wir im Zug verschiedene Wagenkategorien, nämlich Großraum-, Abteil- und Liegewagen, anbieten mussten. Wir haben alles an Wagen genommen, was an diesem Tag noch zur Verfügung stand. Natürlich haben wir uns gefreut, überhaupt noch einen Zug für über 1000 Personen bekommen zu haben; immerhin der größte Sonderzug den die BVB | Fan- und Förderabteilung jemals angeboten hat. Der Zug hatte 15 Wagen + Triebwagen und eine Länge von über 400 Metern. Aufgrund dieser Zuglänge war es auch nicht möglich, den Bahnhof am Freiburger Stadion anzufahren. Der Zug konnte nur am Hauptbahnhof halten. Die für uns neue Situation mit verschiedenen Wagenkategorien zog allerdings auch eine Menge Arbeit nach sich. So mussten wir drei verschiedene Preise kalkulieren, das Onlinebuchungssystem, das für den Sonderzug nach München genutzt werden konnte, war nicht einsetzbar, die Zugkarten mussten entsprechend kenntlich gemacht werden, die Zahlungseingänge variierten deutlich aufgrund der verschiedenen Kategorien und auch die Wünsche der Mitfahrer sollten bedacht werden. Wir mussten somit wieder auf das handarbeitliche Führen einer Excel-Liste zurückgreifen, obwohl wir uns durch das Buchungsprogramm eigentlich erhofft hatten, einen solchen Zug nicht mehr manuell verwalten zu müssen. Ein sehr großes, vorher nie so bedachtes Problem, war der Erhalt der Eintrittskarten und die Freigabe durch den BVB. Dies lag daran, dass Freiburg die Karten erst sehr spät an den BVB verschickt hat. Nachdem alle Vorarbeiten erledigt waren, konnten wir den Zug zwei Wochen später als geplant zur Buchung frei geben. Wir hatten uns ob der erwarteten Resonanz überlegt, dass das Fairste eine Verlosung der Plätze ist. Alle eingehenden E-Mail Buchungsanfragen mussten auf ihre Richtigkeit überprüft werden, was bei 1.700 eingegangenen E-Mails eine Menge Arbeit nach sich zog. Alle korrekt ausgefüllten Buchungsformulare konnten dann in eine Excel-Liste übertragen werden. Nach Ende der Buchungsfrist ging es dann an die Auslosung, die insgesamt ungefähr 6 Stunden gedauert hat. Nachdem dann alle glücklichen Gewinner ausgelost waren, mussten diese natürlich auch informiert werden, sodass jeder Mitfahrer persönlich per E-Mail angeschrieben werden musste. Im Laufe der darauffolgenden Tage wurden dann die Zahlungseingänge auf ihre Richtigkeit überprüft und nachgehalten. Erfreulicherweise haben die meisten Mitfahrer den fälligen Betrag umgehend überwiesen, sodass zeitnah mit der Einteilung in die Abteile begonnen werden konnte. Da die Zugkarten personalisiert werden müssen und jeder Platz nur einmal vergeben werden kann, musste somit jedem der rund 1000 Mitfahrer ein Platz zugewiesen werden. Auch die Mitreisenden aus den Fanclubs, die über die Fanbetreuung ihre Karten bekommen hatten, wollten einen Sitzplatz im Zug.  Nachdem nahezu alle Zahlungen eingegangen waren, ging es an das Beschriften der Zugkarten und das Versandfertigmachen der Bestellungen. Dafür trafen sich an einem Abend acht ehrenamtliche Helfer des Organisationsteams, um alle Zugkarten handschriftlich auszufüllen, den passenden Beleg zuzuordnen und dann in Umschläge zu verpacken. Aufgrund der Zeitknappheit konnten die Zugkarten dieses Mal nicht persönlich am Infostand abgeholt werden, sondern wir konnten diese nur per Post an alle Mitfahrer verschicken. Beim Versand musste auch darauf geachtet werden, dass alle nicht volljährigen Mitfahrer vor Erhalt der Zugtickets bereits die Einverständniserklärung der Eltern abzugeben hatten. Zudem kamen natürlich auch immer wieder, bis zum Vorabend der Abfahrt, Stornierungen und Änderungswünsche der Mitfahrer per E-Mail bei uns an. Auch diese wollen bearbeitet werden. So kam es, dass noch kurz vor der Fahrt nicht zustellbare Tickets oder kurzfristig gebuchte Zugkarten persönlich am Dortmunder Hauptbahnhof bei uns abgeholt, bezahlt und bearbeitet werden mussten. Für den Zug nach Freiburg wollten wir außerdem den offiziellen Ordnungsdienst des BVB, der eine sehr gute Arbeit im Zug geleistet hat, verpflichten. Auch hier haben im Vorfeld Treffen und Besprechungen stattgefunden, um einen vernünftigen und reibungslosen Ablauf gewährleisten zu können. Auch die zwei Sanitäter des DRK mussten angefragt und gebucht werden. Zudem haben viele Mitfahrer Fragen zum Zug, zum Ablauf der Reise, zu den Abfahrtzeiten, den Bahnhöfen usw. All dieser E-Mailverkehr läuft neben den übrigen organisatorischen Dingen des Sonderzuges. Hinzu kamen dann noch sehr viele Gespräche mit der örtlichen Polizei in Freiburg, um Ängste auf Seiten der Polizei zu nehmen und es den Mitreisenden zu ermöglichen sich frei zu bewegen. Aber letztendlich hat die Kommunikation beiden Seiten geholfen und sollte so auch fortgeführt werden. Im Zug selbst hatte das Organisationsteam dann verschiedene Aufgaben: Die „Kutte“-T-Shirts mussten angeboten bzw. verkauft werden, im Sambawagen musste ein DJ für Musik sorgen, das Team stand für alle Mitfahrer als Ansprechpartner zur Verfügung und nicht zuletzt mussten noch alle Eintrittskarten für das Spiel im Zug verteilt werden. Alles in allem, sind wir sehr froh, dass alles so gut geklappt hat, auch wenn wir uns sicher einen Sieg zum Abschluss gewünscht hätten. Wir danken allen Helfern und Mitfahrern für eine sehr gelungene Tour. BVB | FANABTEILUNG Das Organisationsteam Vielen Dank auch für die vielen positiven Rückmeldungen, von denen wir hier ein paar veröffentlichen wollen: Jonatan H: Also, der SZ war mal wieder wie alles von der FA super. Es war auch ein krönender Abschluss der FA für die Fans vom BVB ! 1000 Fans so eine Gelegenheit bieten zu können ist super. Die Fahrt hat auch riesen Spaß gemacht, auch wenn es mit der Zeit immer anstrengender gewesen ist, dennoch konnte man ohne Probleme seinen Spaß haben. Ob im Sambawagen, oder mit den Sitznachbarn im Wagen. Und die beste Aktion war ja, als wir auf der Rück einen Stopp in Köln HBF machen mussten, und dort auch der SZ der Kölner aus Nürnberg eingefahren ist, da waren plötzlich wieder alle hell wach und haben alle Kölner staunen lassen .Alles in allem, eine super gute und lohnenswerte Reise, die ihr da auf die Beine gestellt habt, danke. Tim A. „…In der Bundesliga, ist allen bekannt, sind die Fans von Borussia…die BESTEN im Land!…“ Ich denke, dieser Vers beschreibt ganz genau unsere letzte gemeinsame Auswärtsfahrt nach Freiburg in der Saison 2009/2010! Es hat wahnsinnig viel Spaß gemacht, am Wochenende mit so vielen Dortmundfans in einem Zug in eine relativ weit entfernte Stadt zu reisen. Die ganze Fahrt über hatten wir sehr viel Freude, sodass man die Entfernung kaum bemerkt hat. Es ist das Zusammengehörigkeitsgefühl, was bei solchen Fahrten ganz besonders hervortritt und mir persönlich immer wieder den Reiz gibt, noch weitere Fahrten zu erleben! Alles lief ohne Probleme, alles war bis ins letzte Detail durchgeplant, sodass man sich die ganze Fahrt über wohlfühlen konnte. Vielen Dank an das Team der Fanabteilung….vor allem auch an die Mannschaft, die uns eine überragende Saison geboten hat. Schwarzgelbe Grüße, Tim Andreas R: Ich fand die Fahrt echt geil, war zwar sehr lange aber die Zeit ist echt gut vorbeigegeangen. Selten so viel Spaß gehabt und so viel gelacht. man kam mit wildfremden Menschen ins Gespräch und hat mit denen was getrunken etc. Spiel war zwar nicht so der Brüller, aber naja die schlechte Laune hat die Fahrt dann wieder wett gemacht. Blöd fand ich (keine kritik an der orga) das man wenig Platz im Abteil hatte und schlecht schlafen konnte weils so eng war, aber naja man muss Opfer bringen. Cédric A: Die Hin- und Rückfahrt war super! Besonders gefallen haben mir die Hinfahrt mit der Straßenbahn zum Stadion durch die Innenstadt und auf der Rückfahrt das plötzliche Aufeinandertreffen mit dem Kölner SZ im Kölner HbF! Ich freue mich schon auf die nächsten Auswärtsspiele in der nächsten Saison!!“ Christoph H: Mal wieder eine rundum gelungene SZ-Fahrt, was nicht zuletzt an der guten Organisation lag. Ich jedenfalls freue mich schon auf die nächste Fahrt, vielleicht durch Europa :)

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